コミュニティセンター便り第121号-2025年7月1日発行

月刊ニュースレター「コミュニティセンター便り121号」では、密にコミュニケーションを取りながら、お客様とスタッフをつなげ、細やかな手配を実践している「受託営業部・受託営業課」をご紹介します。

Q本社受託営業部について教えてください

受託営業部では、代行業務や長期物件のご依頼をお客さまからお受けし、それに応じたスタッフの手配を行っております。また請求管理課においては、請求書の発行をはじめとした一連の請求業務を担当しています。
受託営業部は、日々の業務においては協調性と情報共有を重視し、部内での連携を図りながら円滑に業務を遂行しています。コミュニケーションが活発で、明るく親しみやすい雰囲気の中、各自が役割を果たしながらチームとして機能する組織を目指しています。

Qお客さまからご依頼いただいた時に気を付けているポイントは？　

何よりもご依頼いただいたことへの感謝の気持ちを丁寧にお伝えすることを大切にしています。その上で、まずはご依頼内容を正確に把握し、状況に応じて可能な限り迅速にご回答することを基本姿勢としています。業務の内容や規模、対応が必要となる時間帯などを十分に考慮しながら、適材適所の人選、スピード感のある対応を心掛けております。

Qスタッフさまとのコミュニケーションをどのようにとっていきますか？

業務上のやり取りにおいては、ご依頼メールにさりげない一言を添えるなど、ちょっとした工夫を心がけています。
また、お電話で直接お話しできる機会も大切にしています。声のトーンや話し方からその方の性格やご状況が感じ取れることも多く、メールだけでは得られない情報があると感じています。

Qお断りしない、あきらめない心構えや、社内での工夫を教えてください

お客さまからのご依頼には、「お断りしない」「あきらめない」という姿勢で臨むことを大切にしており、課員たちにもその心構えを持つように常々話をしています。
スタッフの業務状況を部署内で共有し、依頼したスタッフからお断りがあった場合でも、あらかじめ次の候補を想定しておくことで、迅速に対応できる体制を整えています。
これまで培ってきた対応力を活かし、「難しいかも」と思われるご依頼にも、粘り強い手配を心掛け、現在では当社からのお断り率を１％以下にすることができました。

Q巡回指導課を改称し 「品質管理課」 となりました。 今後お客さまにご期待いただきたいことは？

品質の維持・向上とフォロー体制のさらなる強化に努め、お客さまのご期待にお応えできるよう取り組んでまいります。受託営業部と品質管理課は密接に連携し、情報を正確に把握・共有しながら、迅速かつ的確な対応を実現する体制づくりを進めております。
お困りごとやご相談があった際に、真っ先にご連絡いただける「ファーストコール先」として、安心してご依頼いただける存在であり続けることを目指してまいります。を改称し「品質管理課」となりました。今後お客さまにご期待いただきたいことは？

Qスタッフの皆さまへメッセージをお願いします

日頃より当社業務にご尽力いただき、誠にありがとうございます。また、急なご依頼や交代申請など、対応が難しい案件にも柔軟にご協力いただいていることに、心より
感謝申し上げます。
急な依頼も快く引き受けてくださるスタッフの皆さまの存在は私たちにとってまさに「ヒーロー」のような大切な存在です。当社が掲げるパーパスである「定年のない新未来と、健康長寿社会の創造」の実現に向けて、スタッフの皆さまにはこれからも長くご活躍いただけることを心より願っております。

緊急の依頼も快く引き受けてくださるスタッフの皆さまは、私たちの“頼れるヒーロー”

Ｑ関西支店営業部受託営業課について教えてください

受託営業課では、管理会社さまからいただくご依頼の、一件一件を大切にし、迅速かつ丁寧な対応を心がけております。現在、５名の課員が在籍しており、日々連携を取りながら、協力して手配業務に取り組んでいます。課内はアットホームで風通しの良い雰囲気が特徴で、互いに支え合いながら業務を行うことで、正確でスピーディな対応を実現できる体制を築いています。

Ｑお客さまからご依頼いただいた時に気を付けているポイントは？　

お客さまからご依頼いただいた際には、業務内容や条件に応じて適切な人選が行えるよう、事前に細やかな確認を行うことを大切にしています。具体的には、事前引継ぎが可能かどうか、貸与品の手配が必要かどうかなどを把握した上で、適切な手配ができるよう配慮しています。

Ｑお断りしない、あきらめない心構えや、社内での工夫を教えてください　

どのようなご依頼に対しても「お断りしない」「あきらめない」という粘り強い姿勢で対応することを課の基本方針としています。その実現のために、スタッフのスケジュールの空き状況、スキル、過去の業務経験といった情報を課内で常に共有し、正確かつ迅速な人選ができる体制を整えています。
難易度の高い案件や条件が限られる業務についても工夫して手配をしており、関西支店も、こちらからのお断り率は１％以下を実現できています。
また、対応可能なスタッフがごく一部の方に限られている業務については、予定していた他の業務の割り振りを調整し、代替できるスタッフへの変更を行うなど、社内で調整を重ねることでご依頼を断わることがないよう、全力で取り組んでいます。
こうした日々の工夫とチーム内の連携によって、どのご依頼に対しても真摯に、そして粘り強くお応えできる体制づくりを目指しています。

Ｑ今年、スタッフ人数が東西で2200名を超えましたが、受託営業課として、これまでと何か変化を感じていますか？

スタッフ人数の増加により、対応可能な日数やエリアが広がり、急なご依頼にも柔軟に対応できる場面が増えてきました。体制の充実を実感しており、今後もより安定した対応を目指してまいります。

Ｑスタッフとのコミュニケーションをどのようにとっていますか？

スタッフの皆さまとは、電話やメールなど、状況に応じて適切な方法を選びながら、コミュニケーションを図っており、円滑な連携と信頼関係の構築に努めています。

Ｑ巡回指導課を改称し「品質管理課」となりました。今後お客さまにご期待いただきたいことは？

この変更には、お客さまにより一層安心して当社ご依頼いただきたいという思いが込められていると考えています。
今後も、正規の管理員・清掃員と同等の品質で代行サービスを提供できるよう努め、「コミュニティセンターに依頼して良かった、またお願いしたい」と思っていただけるよう、課員一同手配業務に尽力しています。

Ｑスタッフの皆さまへメッセージをお願いします

いつも業務のご依頼に対し、迅速にご回答いただき、また意欲的にお引き受けくださり誠にありがとうございます。私たち受託営業課は、スタッフの皆さまがいつまでも健康で、いきいきとご活躍いただけるよう、これからも全力でサポートしてまいります。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。