プライバシーポリシー｜マンション管理人代行・清掃員、求人・応募の株式会社コミュニティセンター

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個人情報保護方針

制定　2014年6月1日
株式会社コミュニティセンター
代表取締役　中川弘規

当社は、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。

個人情報は、ビル・マンション管理員代行業務における当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）は致しません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。
個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。
個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。
個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直しその改善を継続的に推進します。

本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページ、パンフレットなどに掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。
以上

【お問合わせ窓口】
個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
※ 土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

〒176-0006　東京都練馬区栄町2-10セレス21 B1
株式会社コミュニティセンター　総務・労務課　個人情報問合せ窓口
TEL:03-5946-9592（受付時間　平日9:00～18:00)

（個人情報に関する公表文）

■個人情報の取扱いについて
１．当社が取り扱う個人情報の利用目的
（1）ご本人から直接書面によって取得する個人情報（ホームページや電子メール等によるものを含む）の利用目的取得に先立ち、ご本人に対し書面により明示します。
（2）前項以外の方法によって取得する個人情報の利用目的

分類	利用目的
業務の受託に伴い、お客様からお預かりする個人情報	ビル・マンション管理員代行業務など委託された当該業務を適切に遂行するため

■保有個人データに関する事項の周知
1）当社で保有している保有個人データに関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。
a）事業者の名称：株式会社コミュニティセンター
　代表者の氏名：中川　弘規
　住所：東京都練馬区栄町2-10セレス21　B1
b）個人情報の管理者
　管理者名職名：個人情報保護管理者
　所属部署：株式会社コミュニティセンター総務・労務課連絡先：電話03-5946-9592
c）全ての保有個人データの利用目的

分類	利用目的
お客様情報（ユーザー様等）	お問い合わせ対応のため弊社商品・サービスご案内のため
お客様情報（お取引先等）	弊社商品・サービスご案内のため
当社従業員情報	社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため
当社への採用応募者情報	採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため
特定個人情報	番号利用法に定められた利用目的のため
代行員情報	代行員業務遂行のため代行員応募・登録業務のため

d）保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先
　〒176-0006　東京都練馬区栄町2-10セレス21B1
　株式会社コミュニティセンター総務・労務課　個人情報問合せ係
　TEL：03-5946-9592

e）認定個人情報保護団体
　*認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
　*苦情解決の申出先：個人情報保護苦情相談室
　*住所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
　*電話番号：03-5860-7568/0120-700-779

上記は当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません。
当社の商品・サービスに関する問合せは以下になります。
〒176-0006　東京都練馬区栄町2-10セレス21B1
株式会社コミュニティセンター総務・労務課　個人情報問合せ係

f）保有個人データの開示等の求めに応じる手続き
1）開示等の求めの申し出先：開示等のお求めは、上記個人情報問合せ係にお申し出ください。

2）開示等の求めに関するお手続き
①お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。
・利用目的の通知の場合：「開示対象個人情報利用目的通知請求書」
・開示の場合：「開示対象個人情報開示請求書」
・訂正、追加又は削除の場合、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の場合：「開示対象個人情報訂正等及び利用停止等請求書」

②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類と、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ係までご郵送ください。
③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。
④回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。

3）代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料
開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。

①代理人である事を証明する資料
＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞
本人の委任状（原本）
＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し
戸籍謄本／住民票（続柄の記載されたもの）その他法定代理権の確認ができる公的書類
＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し
後見登記等に関する登記事項証明書／その他法定代理権の確認ができる公的書類

②代理人様ご自身を証明する資料
運転免許証／パスポート／健康保険の被保険者証／住民票（個人番号カードの記載のないもの）／個人番号カード（表面）

4) 利用目的の通知または開示のお求めについての手数料
1回のお求めにつき1,000円（お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。）

ｇ）保有個人データの安全管理のために講じた措置
当社では、個人情報保護法に基づき、保有個人データ安全管理のために以下の措置を講じています。

1）基本方針の策定
当社では、個人情報保護法および関係法令を遵守し、個人情報を適正に取扱うことについて「個人情報保護方針」を策定し、公表しております。

2）個人データの取扱いに係る規律の整備
「個人情報保護方針」に基づき、個人情報の取扱いに係る基本事項を定めた規定を策定し、個人データの安全管理のために講じるべき必要かつ適切な措置について定めています。

3）組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確にし、法や取扱規程への違反又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています。また、個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を行うとともに、内部監査を実施しています。

4）人的安全管理措置
個人データの取扱いに関して、従業者に定期的な研修を実施しています。また、個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に盛り込むとともに、従業者とは入社時に機密保持契約書を締結しています。

5）物理的安全管理措置
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止しています。また、個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。

6）技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。また、個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

7）外的環境の把握
個人データを外国にある第三者に提供する場合は、個人データを保管している国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施します。

以上