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巡回指導員が、マンション管理人として働くシニアの皆さまをサポート

コミュニティセンター便り第80号-2022年2月1日発行

更新日:2022年2月1日
コミュニティセンター便り80号ではコミュニティセンターの東京本社巡回指導課をご紹介しています。当社の1番の強みである巡回指導員の特徴や今後の抱負を語ってもらいました。
コミュニティセンター便り80号

この文章の要約

巡回指導員の1番大切な役割は、スタッフに寄り添うこと

初めて業務に入る日には必ず同行し、スタッフのお仕事デビューをサポート

お客さま(管理会社さま・管理組合さま)に対して積極的な提案も実施

Q.室積さんがマンション管理人、そして巡回指導員になるまでの経緯は?

室積治 東京本社営業部巡回指導課主任
商社を定年退職後、コミュニティセンターの代行員スタッフ、2021年3月から巡回指導員となる。

コミュニティセンターの代行員スタッフ

室積治氏

60歳で定年を迎えたあと、「自宅でぶらぶらしていても仕方がない、何か仕事をしよう」と思い、60歳で出来る仕事を探し始めました。自分の適性を見つめなおし、選んだのがコミュニティセンターでのマンション管理人のお仕事でした。
初めてコミュニティセンターの業務を請けた日、巡回指導員の高橋さんと出会いました。
その物件の業務は、草むしりがメインで、正直戸惑いましたが、高橋さんが一生懸命草むしりをしている姿を見て「自分も同じように仕事をしよう」と思ったんです。
その後、しばらくして高橋さんから「自分の後任として巡回指導員にならないか」と声を掛けられたんです。少し悩みましたが、巡回指導員の具体的な業務内容などを聞いているうちに、自分にもできるかもしれないと考えるようになりました。
あと、私の仕事のポリシーは「断らないこと」なんです。なので、高橋さんのお誘いを受けることにしました。

Q.巡回指導員の在り方についてはどうお考えですか?

巡回指導員の仕事は、スタッフさんたちが「明るく・楽しく・前向き」にお仕事できるようにサポートすることだと考えています。未経験でマンション管理人の業務に就く方もたくさんいらっしゃいますから、わからないことがあって当然です。「自分にできるのか?」と不安になる方も当然いらっしゃるでしょう。そんなスタッフさんたちを励まし、前向き気持ちを持ってもらえるようにすることが1番大切な仕事です。
スタッフさんとお会いしたら、「困っていることはないか」「物件に問題はないか」などを聞き取りしています。
皆さん遠慮があるのか、会話の初めは口数が少ないですが、じっと待っていると次第にいろいろと話してくれるようになりますね。もし何かトラブルを抱えていたら、一緒に悩むようにしています。
巡回指導員として、回答を一方的に押し付けるのではなく、一緒に悩み、一緒に解決し、スタッフさんの気持ちに寄り添うことが大事なことだと思っています。

「顔が見える巡回指導員」を目指して

Q.巡回指導員として気を付けていることはありますか?

落ち込んでいる方は、とにかく励まし、自信をもってもらえるようにする。一方で高慢になっていたり、間違いを犯してしまった方には、「それは違う」とはっきり伝えるようにしています。でも、巡回指導員は「先生」ではありません。あくまでスタッフさんと対等な立場の人間です。命令口調は使わず、誠意をもって接することで納得してもらえるようにしています。

Q.巡回指導員としてのやりがい・抱負をお願いします

スタッフさんやお客さまから感謝の言葉をもらったとき、やりがいを感じますね。自信を失っていたスタッフさんが、元気になって前向きに業務に取り組んでくれている姿を見たときも嬉しくなります。
目先の目標として、3月末までに自分の担当するエリアのスタッフさん全員にお会いすること、を掲げています。スタッフさんたちがコミュニティセンターの代行管理人として、楽しくお仕事を続けていけるようにサポートしていきます。(本文1,264文字)

Q. 「巡回指導員がいてくれて良かった」と思ったエピソードはありますか?

長谷川祐司 東京本社営業部巡回指導課
2021年3月コミュニティセンターに登録し、2022年2月から巡回指導員となる。

初めて代務に入った日、巡回指導員の河本さんが来てくださって、清掃のやり方を丁寧に教えてくださいました。
新人研修で清掃について学びましたが、記憶が曖昧になっている部分もありましたし、現場と研修会場は違いますから、ひとりだったら戸惑ってしまったと思います。
巡回指導員は、相談相手にもなってくれますし、トラブルが起こったときには現場にも駆けつけてくれました。スタッフにとって、とても心強い存在です。

Q.目指す代行指導員の姿は?

私は30物件ほど代務を経験していますが、初めての物件で業務をする日はやはり不安でした。私が河本さんにサポートしてもらったように、スタッフさんたちを支える存在になりたいなと考えています。

Q.めざす巡回指導員の姿は?

関根 幸美 東京本社営業部巡回指導課 副部長
大手管理会社出身 豊富な知識と経験を生かし巡回指導課をマネジメントしている。

スタッフさんへの指導教育・サポート業務を基本としておりますが、管理会社さま、および管理組合・居住者の皆さまへ、きめ細かなご提案を行う「顔が見える巡回指導員」を目指しています。

Q.巡回指導課としての今後の目標は?

スタッフさんが、事件・事故・クレームなく業務を行い、管理会社さまおよび管理組合をはじめとする居住者の皆さまに快適でより品質の高いサービス提供ができることを目指し、巡回指導員によるスタッフさんへの指導教育・サポートを強化してまいります。

巡回指導体制

… 中川社長コメント

豊富な経験と高い志、そして誠実に業務に望む巡回指導員の存在が当社の強みです。丁寧なスタッフ指導や、トラブル発生時には初動対応を率先だって行ってくれる姿は大変頼もしく、安心して業務を任せることができています。
管理会社さまからもお認めいただいている当社スタッフの質の高さは巡回指導員が模範となり、その背中を見て後進が育つ。
そしてその人が新たな指導員となり、次世代を育成していく。このサイクルが確立されていることが揺るぎない強さを生み出しています。
さらに、代行業界の中でも長期と言われる3日間の新人研修の実施、指導員の新人デビュー戦同行、フォローアップ、などでトラブルやクレームが起きにくい仕組みを構築、これらが差別化となり、お客さまにご満足をいただいております。

マンション管理人に関するよくある質問FAQ

Q.巡回指導員の業務内容は?

業務品質の維持・向上のため、担当エリアの物件を巡回し、スタッフがきちんと契約業務を遂行できているか、スタッフの健康状態、当該物件でのトピックス(事件、事故、クレームの発生等)を確認しています。また、社内各部署との連携により、管理会社さま、および管理組合さまに対して、当社サービスのご提案などをしております。

Q.巡回指導員は何人いるんですか?

東京本社に6名、関西支店に3名が在籍しております。エリア毎に主担当を決めており、有事の際にはすぐに現場に駆け付けられる体制を取っています。そのほか、専任の清掃指導員が東西1名ずつ在籍しております。

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