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「コミュニティセンターの管理員なら安心」と言ってもらえるように

コミュニティセンター便り第43号-2018年12月1日発行

第43号では、埼玉県さいたま市のマンションで管理員業務に従事するMTさん(70歳)を紹介します。

Q前職は?

前職は、製薬会社で営業の仕事をしていました。東京、南東北3県、北海道で勤務し、その後、関東に戻り、千葉、埼玉、茨城で営業の責任者を務めました。定年間近に延長も言われましたが、自分では60歳まで元気に働ければ十分という気持ちがありましたので、退職を決めました。

Qコミュニティセンターで仕事をするようになったいきさつは?

退職後、北海道、東北時代の仲間が月に1度東京に戻った際に飲み会をしていました。たまたま飲み会の会場に、前の職場の先輩が他の飲み会に来ていて、私を見つけて「塚さん、今何やっているの?」と聞くんです。「のんびりやってますよ」と答えると、「まだ若いんだから、それじゃだめだよ」と言って、「俺の所へ来いよ」と誘いました。それがコミュニティセンターに入るきっかけになりました。

社長の面接を受けて採用となったのですが、私自身は一戸建てにしか住んだことがなかったので、マンションについては管理員がいるということぐらいで、仕事の内容は全く知りませんでした。

Q定年後の再出発はいかがでしたか?

私がコミュニティセンターに入った頃は社員も十数人という規模でしたが、紹介してもらったかたの他にも前職の知り合いのかたがいましたので、内勤の仕事から少しずつ覚えていきました。キーボックス、キーケース、玄関ドアの内側と外側で専用部と共用部に分かれていること、マンション管理業務に代行業務があるとさえ知りませんでした。

実際にマンションの現場を見た方が良いということで、巡回のかたと一緒にいろいろなマンションを見て回り、管理員のかたからも多くの情報を頂きました。回るうちに、マンションとはこういうものかなと少しずつ理解するようになりました。

Q管理員業務を始めたきっかけは?

あるマンションの管理員のかたが急に体の調子が悪くなり、これから病院に行くと連絡がありました。病院に行っている間は留守になってしまうため、留守にすることはまずいということで、私が代わりにそのマンションの代行業務をすることになりました。最初はその時の一日だけのつもりでしたが、そのかたが辞めることになりましたので、私が続けることになったのです。

その際、前任のかたから引き継ぎもありませんでしたので、書庫の書類をもとに対応に必要な内容をノートに書き出してみました。何か対応することがあった際には、該当する書類がどこにあるかなどが書いてありますので、そのノートを見ながら対応しました。
1カ月半くらいでしたが何事もなく勤務し、クリスマスには居住者のかたと子供たちでクリスマスツリーを飾ったりと、楽しいこともありました。

現在勤務しているマンションは、前任のかたが退職されるので、その代わりとして勤務するようになりました。当初は自分が管理員になるとは思っていませんでしたが、パソコンでの業務もありますので、本を買って自分でパソコンを勉強しました。何か分からない時は自分用に作成した資料で対応しています。例えば、マンションにはいろいろな「住宅専門用語」があります。専門用語を知らないと万が一の時に困ります。住宅専門用語からマンションに必要な用語を資料としてファイルしています。

QOJTも担当されていますね?

「あらゆることに対応できるように資料を準備しています」

「あらゆることに対応できるように資料を準備しています」

OJT(On-the-Job Training、現任訓練)に来られるかたには、資料の説明をします。昨年度から管理会社でも「管理事務室管理台帳」の整理を徹底するように台帳を用意しています。管理台帳の見直し、整理が重要視されていますので、事務処理が重要になってきています。
清掃については、平置駐車場の車まわりの清掃は気を付けなければなりません。「自分では平気だ」と思っていても、車を傷つける可能性もありますので、車両からは30㎝以内に入らないように清掃することを話しています。

樹木が多いマンションでは、一日3回枯葉清掃するというかたもいますが、枯葉は自然に落ちてくるものであり、時間がたてば、また葉が積もります。枯葉清掃に時間をかける必要はないと思います。枯葉清掃だけに時間をかけると毎日の決められた清掃業務がおろそかになることが出てしまうからです。毎日午前中1回で、あとは適時で良いと思います。
清掃用具としてピンセットは必ず持っていた方が良いと思います。排水溝にも枯葉が詰まることがありますので、細かい溝の清掃にはぜひ携帯してください。

Q資料整理について

管理員業務の中で、居住者のかたからの「どこに連絡したらよいか分からない」という問い合わせに早急に対処するための資料作りは大切です。対応策として「緊急修理依頼連絡」「共有部取扱説明書」「機器取扱説明書(解説書)」など、早めの対応ができるように書類を整理しておくことが必要だと思います。

Q仕事以外で好きなことは?

朝は5時起床で新聞を読みます。大きな見出し、中見出し、小見出しの順に読んでいきますが、時間がないため、一週間分を週末にまとめて読みます。その中で身近な話題や役に立つ情報(マンション情報、健康記事、スポーツ記事)をスクラップするのが好きなことですね。

Qマンション管理で大切なことは?

管理員は「働いている姿」というアクションを見せるべきだと思います。代行で掃除だけであったとしても、その掃除こそが貴重な仕事です。きれいにすることで、業務として働いた姿を見せることができます。
そして、フロントへの対応、管理会社への対応も大事だと思います。コミュニティセンターの管理員がよくやってくれれば、フロントや管理会社から良い評価を得られます。これは代行員にとってはもちろん、管理会社にとっても、コミュニティセンターにとっても良いことです。「コミュニティセンターの管理員が来るんだったら安心」という意識を管理会社に持ってもらいたいと思って管理員業務をしています。

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